Olen Tendly Buyer AI, teie assistent Eesti riigihangete ettevalmistamisel. Minu peamine ülesanne on aidata teil, hankijaid, koostada hanked vastavalt Eesti Vabariigi Riigihangete seadusele (RHS).

Ma saan teid aidata järgmistes valdkondades:

• Hankemenetluse valik: Aitame teil valida sobivaima hankemenetluse (nt avatud, piiratud, lihthange) sõltuvalt hanke eeldatavast maksumusest ja iseloomust, tuginedes RHS paragrahvidele (nt RHS §48–§55).
• Hankedokumentide koostamine: Olen abiks hanketeate, tehnilise kirjelduse, lepingutingimuste ja pakkumuse vormi koostamisel.
• Eelarve seadmine: Saame koos kaaluda realistliku eelarve määramist hankele.
• Hindamiskriteeriumite määratlemine: Aitan teil seadistada õiglased ja objektiivsed hindamiskriteeriumid (nt hind, kvaliteet, tehnilised omadused, keskkonnakriteeriumid), järgides RHS §85 nõudeid, sealhulgas kaalude määramist.
• Kvalifikatsiooninõuete seadmine: Aitame teil määrata proportsionaalsed kvalifikatsiooninõuded pakkuja majanduslikule ja tehnilisele võimekusele (nt käive, varasem kogemus), lähtudes RHS §98–§101.
• Vältimatute kõrvaldamispõhjuste ja kvalifikatsiooninõuete tagamine: Annan nõu, kuidas tagada RHS §95 kohaste kohustuslike kõrvaldamispõhjuste kontrollimine ja sobivate kvalifikatsiooninõuete seadmine.
• Võrdlusandmete analüüs: Kui mul on juurdepääs varasematele hanketulemustele, saan teile näidata sarnaseid hankeid, nende maksumusi, kasutatud hindamiskriteeriume ja muid kasulikke mustreid, et aidata teil oma hankeprotsessi kujundada.
• Strateegiliste printsiipide arvestamine: Soovitan kaaluda valitsuse strateegilisi printsiipe, nagu roheline ja jätkusuutlik hankimine, innovatsioon, VKE-sõbralikkus ja sotsiaalne vastutus.

Oluline on meeles pidada: Minu eesmärk on aidata teil kui hankijal oma hankeid ette valmistada. Ma ei paku nõuandeid pakkujatele, nagu "võidustrateegiad" või "konkurentide analüüs". Kui teil on sellist tüüpi küsimusi, siis see platvorm on mõeldud hankijatele ja müüja-poolsed tööriistad on mujal.

Proovige ka:

• Küsida abi konkreetse hankeliigi (nt ehitushange, teenusehange) tehnilise kirjelduse koostamisel.
• Paluda nõu sobiva hankemenetluse valimiseks konkreetse eeldatava maksumuse ja hankeobjekti alusel.
• Uurida, milliseid hindamiskriteeriume on sarnastes eelnevates hangetes kasutatud.

Microsofti tarkvaralitsentside rentimise hankeks vajalike dokumentide loomisel peaksite lähtuma Eesti Vabariigi Riigihangete seadusest (RHS) ja sellega seonduvatest õigusaktidest. Allpool on loetelu peamistest dokumentidest, mida teil tõenäoliselt vaja läheb:

1. Hanketeade: See on avalik teadaanne, mis sisaldab olulist teavet hankemenetluse kohta. Selle koostamisel tuleb arvestada RHS §-des 99-102 sätestatud nõuetega. Hanketeade avaldatakse riiklikus hankeregistris (riigihanked.riik.ee).

2. Hankedokumendid: Need on põhjalikud dokumendid, mis kirjeldavad hanke sisu, tingimusi ja nõudeid. Hankedokumendid peaksid sisaldama järgmisi osi:

   • Tehniline kirjeldus (hankekirjeldus): Siin peate täpselt kirjeldama, milliseid Microsofti tarkvaralitsentse te rendite. Oluline on määratleda:
     • Konkreetsed tarkvarad ja versioonid (nt Microsoft 365 E3, Windows Server Standard jne).
     • Litsentside arv (kasutajate või seadmete arv).
     • Rendiperiood.
     • Täiendavad teenused, kui need on vajalikud (nt tugi, haldusteenused).
     • Nõuded turvalisusele ja andmekaitsele.
   • Kvalifitseerimistingimused (RHS § 98–101): Peate määrama, milliseid nõudeid peavad pakkuja täitma, et osaleda hankel. Need võivad hõlmata:
     • Majanduslik seis: Näiteks nõutav käive.
     • Tehniline ja erialane pädevus: Näiteks varasem kogemus sarnaste tarkvaralitsentside pakkumisel, sertifikaadid jms.
     • Välistamispõhjused (RHS § 95): Pakkujad peavad kinnitama, et nad ei kuulu RHS § 95 nimetatud välistamispõhjuste alla.
   • Hindamiskriteeriumid (RHS § 85): Peate selgelt määratlema, kuidas pakkujaid hinnatakse. Kõige levinum on "majanduslikult soodsaim pakkumus", mis võib sisaldada hinna ja kvaliteedi suhet. Oluline on määrata kaalud iga kriteeriumi jaoks ja kirjeldada hindamissüsteemi objektiivselt.
     • Hind: Tavaliselt üks peamisi kriteeriume.
     • Kvaliteet: See võib hõlmata pakkumise vastavust tehnilisele kirjeldusele, tugiteenuste taset, tarnetingimusi jne.
   • Lepingu projekt: See on lepingu alusdokument, mis sisaldab kõiki lepingu tingimusi, õigusi ja kohustusi. See peaks sisaldama ka tingimusi litsentside uuendamiseks, lõpetamiseks ja muudatusteks.
   • Pakkumuse vorm: Vorm, mille kaudu pakkuja esitab oma pakkumuse. See peaks sisaldama kõiki vajalikke andmeid, mida hindamiseks vajate.
   • Euroopa Ühtne Hankedokument (ESPD): Enamasti kasutatakse pakkuja eneseavalduse esitamiseks, et tõendada oma vastavust kvalifitseerimisnõuetele.

3. Hankemenetluse valik:

   • Väärtus alla 30 000 € (tarned ja teenused): Võib kasutada lihtsustatud hankemenetlust (lihthange), mille tähtaeg on vähemalt 10 päeva.
   • Väärtus alla 140 000 €: Avatud või piiratud hankemenetlus (riigisisene).
   • Väärtus alates 140 000 € (tarned ja teenused): EL-i lävendiga hankemenetlus (avatud hankemenetlus on tavaliselt soovitatav).

Olulised kaalutlused Microsofti tarkvaralitsentside rendi hankimisel:

• Turu analüüs: Enne hankedokumentide koostamist on soovitatav teha turu-uuring, et mõista litsentside hindu ja pakkujate võimalusi.
• Paindlikkus: Tarkvaralitsentside vajadused võivad aja jooksul muutuda. Hanke tingimustes võiks arvestada võimalusega litsentse juurde osta või vähendada, kui see on võimalik.
• Open source alternatiivid: Kaaluge, kas avatud lähtekoodiga tarkvara võiks olla alternatiiviks või täienduseks.
• Turvalisus ja andmekaitse: Veenduge, et litsentsitingimused vastavad teie organisatsiooni turvalisuse ja andmekaitse nõuetele (nt GDPR).

Soovitan teil tutvuda ka RHS-i vastavate paragrahvidega ja vajadusel konsulteerida juristiga, kes on spetsialiseerunud riigihangetele.

Proovige ka: * Uurida sarnaseid varasemaid hankeid riigihangete registrist, et saada ülevaadet hindadest ja tingimustest. * Kaaluda hankemenetluse valikut eeldatava maksumuse alusel vastavalt RHS-ile. * Määratleda selgelt, milliseid konkreetseid Microsofti tarkvaratooteid ja millises mahus rendite.

Selge – Microsofti tarkvaralitsentside rentimine.

Mis on teie eeldatav eelarve selle hanke jaoks eurodes (ilma käibemaksuta)?

Suurepärane, eeldatav eelarve on 3 000 000 €.

Arvestades eeldatavat eelarvet (3 000 000 €), on teil tõenäoliselt vaja korraldada avatud või piiratud hankemenetlus, kuna see ületab lihthanke piirmäära (30 000 € tarnete ja teenuste puhul). Avatud hankemenetlus on üldjuhul soovitatav läbipaistvuse tagamiseks, välja arvatud juhul, kui on selge vajadus piirata osalejate arvu.

Tehnilise kirjelduse koostamisel Microsofti tarkvaralitsentside rentimise hanke jaoks on oluline täpselt määratleda, milliseid litsentse te vajate, milliseid teenuseid need hõlmavad ja millised on teie ootused.

Siin on soovitus tehnilise kirjelduse struktuuri ja sisu kohta:

TEHNILINE KIRJELDUS

1. ÜLDOSA

• 1.1. Hanke nimetus: Microsofti tarkvaralitsentside rentimine.
• 1.2. Hanke eesmärk: Hankida organisatsiooni vajadustele vastavad Microsofti tarkvaralitsentsid rendilepinguga teatud perioodiks, tagades samal ajal tarkvara ajakohasuse ja tugiteenuste kättesaadavuse.
• 1.3. Hanke maht: Täpsustage ligikaudne kasutajate arv, funktsionaalsused ja eeldatav kasutuskoormus.
• 1.4. Lepinguperiood: Määratlege rendilepingu kestus aastates (nt 3 aastat koos võimalusega pikendada).

2. VAJALIKUD TARKVARALITSENTSID JA KOMPONENDID

• 2.1. Operatsioonisüsteemid:
  • Täpsustage vajalikud versioonid ja kogused (nt Windows 11 Pro/Enterprise kasutajakohased litsentsid).
  • Märkige, kas vajate ka serveri operatsioonisüsteeme (nt Windows Server).
• 2.2. Kontoritarkvara:
  • Täpsustage vajalikud Microsoft 365 (Office 365) paketid ja nende koosseis (nt Microsoft 365 E3/E5, mis sisaldab Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint jne).
  • Märkige kasutajate arv iga paketi kohta.
• 2.3. Turvatarkvara:
  • Kui vajate täiendavaid turvafunktsioone, täpsustage need (nt Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Defender for Identity).
• 2.4. Muud tarkvarad:
  • Loetlege kõik muud vajalikud Microsofti tarkvarad ja nende litsentsitüübid (nt SQL Server, Exchange Server, Visual Studio, Azure'i teenused – kui need kuuluvad rendilepingu alla).
• 2.5. Litsentsimudel:
  • Selgitage, kas eelistate kasutajapõhist (per user), seadmetepõhist (per device) või muud litsentsimudelit.
  • Täpsustage, kas vajate eraldi litsentse erinevatele kasutajagruppidele (nt tavakasutajad, administraatorid, erikasutajad).

3. TEENUSED JA TUGI

• 3.1. Tarkvara paigaldus ja juurutamine:
  • Kirjeldage ootusi tarkvara paigalduse ja juurutamise protsessi osas.
• 3.2. Tehniline tugi:
  • Määratlege nõutav tugitaseme leping (SLA), sealhulgas reageerimisajad, kättesaadavus (24/7, tööaeg) ja tugikanalid (telefon, e-post, veebipõhine portal).
  • Täpsustage, millist tüüpi probleemidele tugi peab lahendusi pakkuma (nt tehnilised tõrked, paigaldusprobleemid, kasutajaküsimused).
• 3.3. Tarkvara uuendused ja versioonihaldus:
  • Selgitage, kuidas peab pakkuja tagama tarkvara ajakohasuse ja juurdepääsu uusimatele versioonidele ning turvavärskendustele.
• 3.4. Kasutajakoolitus (soovi korral):
  • Kui vajate kasutajatele koolitusi, kirjeldage ootusi koolituse sisule, vormile ja kestusele.
• 3.5. Administreerimisteenused (soovi korral):
  • Kui soovite, et pakkuja teostaks ka osa tarkvara administreerimisest (nt kasutajate haldus, turvaseaded), kirjeldage seda.

4. TEHNILISED NÕUDED JA TINGIMUSED

• 4.1. Ühilduvus:
  • Märkige nõuded tarkvara ühilduvusele olemasoleva infrastruktuuriga (nt operatsioonisüsteemid, riistvara).
• 4.2. Turvalisus:
  • Kirjeldage turvanõudeid andmete kaitsele, juurdepääsu kontrollile ja muudele turvalisusega seotud aspektidele vastavalt organisatsiooni vajadustele ja kehtivatele seadustele.
• 4.3. Andmete asukoht:
  • Kui on nõudeid andmete asukohale (nt Euroopa Liidu piires), siis märkige see siia.
• 4.4. Raporteerimine:
  • Selgitage, millist tüüpi aruandeid te pakkuja käest ootate (nt litsentside kasutus, tugiteenuse raportid).

5. PAKKUMUSE ESITAMISEKS VAJALIKUD ANDMED

• 5.1. Pakkumuse vorm:
  • Selgitage, millises vormis peab pakkuja esitama oma pakkumuse (nt tabel, kus on loetletud kõik pakutavad litsentsid, kogused, hinnad, teenused ja nende hinnad).
• 5.2. Pakkumuse hind:
  • Määratlege, kuidas hind peab olema esitatud (nt ühikuhinnad, koguhind perioodi kohta, kõikide kulude kokkuvõte).
  • Täpsustage, kas hind peab sisaldama käibemaksu või mitte (hanketeates ja lepingus peab olema selgelt märgitud).

Täiendavad soovitused:

• Tarkvara versioonid: Olge võimalikult täpne vajalike tarkvaraversioonide osas. Kui te pole kindlad, võite lubada pakkujal esitada ka alternatiivseid, kuid funktsionaalselt samaväärseid või paremaid lahendusi, kuid peate seda selgelt kirjeldama.
• Kvaliteedi hindamine: Kaaluge hindamiskriteeriumide seadmist, mis ei põhine ainult hinnale. Näiteks võite hinnata pakkuja kogemust, tugiteenuste kvaliteeti, pakutavaid lisaväärtusi või paindlikkust.
• Kõrvaldamis- ja kvalifitseerimisnõuded: Määratlege selgelt, milliseid nõudeid peavad pakkujad täitma, et nende pakkumust saaks üldse hinnata (nt majanduslik seis, tehniline võimekus, varasem kogemus sarnaste hangetega).
• Proportsionaalsus: Veenduge, et teie nõuded on proportsionaalsed hanke suuruse ja keerukusega.

Kas soovite, et keskenduksime mõnele konkreetsele punktile tehnilises kirjelduses või soovite abi teiste hankedokumentide koostamisel?